Des dizaines de structures médico-sociales gèrent aujourd’hui leurs résidents avec des tableurs Excel ou des dossiers papier – et s’exposent à des risques réglementaires croissants.
Airmes s’est imposé comme une réponse concrète à ce chaos administratif, mais peu de professionnels en connaissent vraiment l’étendue des fonctionnalités. Voici ce que vous devez savoir avant de vous connecter, ou avant de décider.
Qu’est-ce qu’Airmes exactement?
Airmes est un logiciel de gestion médico-sociale édité par la société Agilsys, conçu spécifiquement pour les établissements accueillant des personnes vulnérables : EHPAD, SSIAD, MAS, FAM, ESAT et autres structures du secteur. Il centralise en un seul outil la gestion administrative, le suivi des usagers et les obligations réglementaires.
Le secteur médico-social est soumis à une pression documentaire intense. Entre les évaluations HAS, les rapports d’activité et les exigences de traçabilité, les équipes perdent un temps considérable. Airmes a été conçu pour absorber cette charge.
Le logiciel fonctionne en mode SaaS – accessible depuis un navigateur, sans installation lourde. Cette architecture allège la contrainte informatique des petites structures qui ne disposent pas de DSI dédiée.
Comment fonctionne la connexion à Airmes?
L’accès à Airmes connexion s’effectue via un portail web sécurisé, accessible depuis n’importe quel navigateur récent. Votre établissement reçoit une URL spécifique lors de l’ouverture de votre compte, accompagnée d’identifiants nominatifs par utilisateur.
Si vous rencontrez un problème de connexion, voici les cas les plus fréquents et leurs solutions :
- Mot de passe oublié : utilisez la fonction « Mot de passe oublié » sur la page de connexion – un lien de réinitialisation est envoyé à votre adresse professionnelle
- Compte bloqué après plusieurs tentatives : contactez votre administrateur interne ou le support Airmes directement
- Page inaccessible : vérifiez que vous utilisez bien l’URL propre à votre structure, pas une URL générique
- Problème de compatibilité : Airmes recommande les navigateurs Chrome et Firefox dans leurs versions récentes
Chaque utilisateur dispose d’un profil de droits défini par l’administrateur de la structure. Un aide-soignant n’accède pas aux mêmes modules qu’un directeur – c’est une sécurité fondamentale pour la confidentialité des données de santé.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel Airmes?
Le logiciel Airmes est organisé en modules distincts, activables selon les besoins et le type de structure. Ce n’est pas une suite figée – vous pouvez configurer l’outil selon votre métier précis.
Les principaux modules disponibles :
| Module | Fonction principale | Profils concernés |
|---|---|---|
| Dossier usager | Suivi complet du parcours de la personne accueillie | Tout le personnel soignant et administratif |
| Gestion administrative | Admissions, contrats de séjour, facturation | Direction, secrétariat |
| Planification | Gestion des plannings et des ressources humaines | Cadres de santé, RH |
| Saturne | Module dédié à la tarification et aux finances | Direction, comptabilité |
| Transmissions | Communication entre équipes soignantes | Infirmiers, aides-soignants |
Ce qui distingue Airmes d’un simple logiciel de facturation, c’est l’intégration native des outils métiers soignants – les transmissions ciblées, les plans de soins et les évaluations gériatriques standardisées sont directement dans l’outil.
Comment utiliser l’application mobile Airmes?
L’application mobile Airmes répond à un besoin réel des équipes terrain : ne pas être clouées à un poste fixe pour saisir des informations. Elle est disponible sur iOS et Android, téléchargeable depuis les stores officiels en recherchant « Airmes ».
Sur le terrain, l’application permet de consulter les dossiers usagers, enregistrer des transmissions et accéder aux plannings – directement depuis une tablette ou un smartphone. La connexion à l’application Airmes utilise les mêmes identifiants que la version bureau.
Quelques points à vérifier avant déploiement :
- La connexion Wi-Fi de l’établissement doit couvrir les zones de soins
- Les droits utilisateurs doivent être configurés pour autoriser l’accès mobile
- Les mises à jour de l’application doivent être maintenues régulièrement
- Une formation courte est recommandée pour les équipes peu à l’aise avec le numérique
L’interface mobile a été simplifiée par rapport à la version bureau – c’est un choix délibéré pour faciliter la prise en main rapide sur le terrain, parfois dans des conditions peu favorables à la concentration.
Comment accéder à Airmes Saturne?
Airmes Saturne est le module financier et tarifaire intégré à la suite Airmes. Il gère spécifiquement les aspects liés à la tarification des établissements médico-sociaux, notamment les coupes PATHOS, les GIR et les négociations budgétaires avec les autorités de tarification.
L’accès à Saturne n’est pas ouvert à tous les utilisateurs par défaut. Il requiert des droits spécifiques accordés par votre administrateur, et s’adresse principalement aux directeurs et responsables administratifs et financiers.
Pour y accéder, connectez-vous à votre espace Airmes habituel, puis naviguez vers le module Saturne depuis le menu principal – si vos droits sont activés, l’entrée apparaît directement dans votre tableau de bord. Si elle est absente, votre administrateur doit ajuster votre profil de droits.
Comment gérer le dossier de l’usager dans Airmes?
Le dossier de l’usager Airmes est le coeur du logiciel. Il centralise l’ensemble des informations relatives à la personne accueillie : état civil, historique médical, plans de soins personnalisés, évaluations fonctionnelles et documents administratifs liés à son séjour.
La création d’un dossier suit une logique d’admission structurée :
- Saisie des informations d’identité et de contacts (famille, tuteur légal)
- Intégration des documents d’entrée (contrat de séjour, livret d’accueil signé)
- Évaluation initiale des besoins et du niveau de dépendance
- Création du projet personnalisé d’accompagnement
- Attribution du dossier aux professionnels référents
Sur le plan réglementaire, le dossier usager dans Airmes est conçu pour répondre aux exigences de la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale. La traçabilité des interventions et la conservation des documents y sont intégrées nativement.
Un avantage concret : lors d’une inspection ou d’une évaluation externe, vous pouvez extraire en quelques clics un dossier complet, daté et horodaté – ce qui réduit significativement le stress de ces moments.
Où trouver le mode d’emploi d’Airmes?
Le mode d’emploi Airmes n’est pas public – c’est un choix de l’éditeur. La documentation officielle est accessible uniquement depuis votre espace client, une fois connecté. Vous y trouvez des guides PDF par module et des fiches pratiques téléchargeables.
Les ressources disponibles pour monter en compétences :
- Documentation en ligne dans l’espace client Airmes (mise à jour à chaque version)
- Formations initiales proposées lors du déploiement de la solution
- Webinaires et sessions de formation continue organisés par l’éditeur
- Support téléphonique et par ticket pour les questions bloquantes
Si vous êtes nouvel utilisateur, privilégiez la formation initiale proposée par l’éditeur plutôt que l’autodidaxie – le logiciel est riche, et prendre de mauvaises habitudes dès le départ coûte du temps à rattraper ensuite.
Quels sont les avis sur le logiciel Airmes?
Les avis sur le logiciel Airmes sont globalement positifs chez les utilisateurs en poste depuis plusieurs années, mais nuancés chez les nouveaux arrivants. La courbe d’apprentissage est réelle – plusieurs professionnels évoquent « deux à trois semaines » avant de se sentir vraiment à l’aise.
Ce qui revient positivement dans les retours terrain :
- La centralisation effective de toutes les informations usager en un seul endroit
- La conformité réglementaire intégrée qui soulage les équipes lors des contrôles
- Les mises à jour régulières qui intègrent les évolutions législatives du secteur
- La réactivité du support pour les problèmes bloquants
Les critiques récurrentes portent sur l’interface jugée complexe pour les non-initiés et sur la personnalisation parfois limitée de certains écrans. Plusieurs cadres de santé signalent aussi que la gestion des droits utilisateurs peut devenir chronophage dans les grandes structures avec de nombreux profils différents.
Un directeur d’EHPAD résumait ainsi son expérience : « Airmes fait le travail qu’on lui demande, mais il faut avoir investi du temps pour le maîtriser. Ce n’est pas un outil intuitif, c’est un outil puissant – ce n’est pas la même chose. »
Ce témoignage dit l’essentiel. Airmes n’est pas un logiciel que l’on prend en main un lundi matin sans préparation. C’est un outil de fond, pensé pour des professionnels qui acceptent d’investir du temps pour gagner en fiabilité.
Dans un secteur où la traçabilité peut protéger aussi bien les résidents que les équipes, cet investissement ressemble moins à une contrainte qu’à une nécessité.